Orders uit je mailbox in je ERP, WMS of TMS

Waar het vandaag misloopt

Elke klant stuurt orders anders door.

Orders komen binnen via mail, PDF, Excel, screenshots of portaalexports. Elke structuur is anders. Je team moet het telkens opnieuw kloppend krijgen.

Orders uit mail

Ritten, ladingen en referenties komen vaak in losse tekst. Altijd anders verwoord.

PDF & portaalexport

Documenten en exports komen in verschillende structuren en lay-outs.

Excel & weekplanning

Weekplanningen moeten regel per regel worden omgezet naar orders.

Het verschil

Van overtikken naar een orderdesk die draait.

Vandaag

Handmatig overtypen

Elke order wordt manueel ingevoerd in je systeem.

Fouten pas later zichtbaar

Foutieve data of ontbrekende info duikt vaak pas op na boeking.

Avonden en weekends nodig

Pieken vragen overwerk om alles tijdig verwerkt te krijgen.

Extra mensen nodig

Groei in orders vraagt direct om meer administratie.

Met LaneDesk

✓

Door AI gelezen en gestructureerd

LaneDesk leest elk format en zet het om naar gestructureerde data.

✓

Gecontroleerd vóór je systeem

Validaties en controles zorgen voor correcte en volledige orders.

✓

Twijfelgevallen gemarkeerd

Onzekerheden worden duidelijk weergegeven voor snelle check.

✓

Meer orders met dezelfde ploeg

Minder manueel werk, meer output. Zonder extra mensen.

✓

Geen blinde AI. Elke order wordt gecontroleerd; twijfelgevallen gaan naar een mens. Jij houdt de controle.

Waarom automatiseren

Overtypen kost tijd. Fouten kosten geld.

Een mens die orders overtypt maakt fouten. Niet omdat hij slecht werkt, maar omdat overtypen foutgevoelig is: een cijfer verkeerd, een verkeerde artikelcode, een lotnummer dat niet klopt. Bij honderden orders per week is dat geen kwestie van of, maar van wanneer.

En een orderfout is bijna altijd duurder dan de tijd die het overtypen kostte: een verkeerde levering, een extra rit, een creditnota, discussie op de factuur, en een klant die het onthoudt.

Wij halen het overtypen uit het proces. De data wordt overgenomen, niet opnieuw ingetikt, en vóór er geboekt wordt, loopt er een controle over:

Hoeveelheden worden herrekend. Lagen × dozen × stuks, en die berekening krijgt voorrang op het getypte getal.

Artikelnummers worden opgezocht in jouw catalogus, niet overgenomen op goed vertrouwen.

Dubbele mails worden gedetecteerd. Dezelfde order wordt niet twee keer geboekt.

Lotnummer en houdbaarheid worden gecontroleerd volgens het artikeltype.

Wat niet klopt, gaat naar een mens, vóór het je systeem raakt, niet erna.

Wie weet dat déze klant zijn referentie in het onderwerp zet en gewichten in kilo doorgeeft? Nu één iemand. Bij ons staan die regels per klant vastgelegd in de flow: ze gaan niet mee de deur uit als iemand vertrekt, en een nieuwe collega hoeft ze niet opnieuw te leren.

Het verschil met een mens is niet dat een machine nooit twijfelt. Het is dat de machine weet wanneer ze twijfelt, en het dan doorgeeft. Een orderdesk onder tijdsdruk doet dat niet.

Voor wie

Welke bedrijven hier iets aan hebben.

Of het nu een transportorder is, een depot-opdracht, een bestelbon of een monsteraanvraag: iemand leest een mail en typt hem over. Dat is de stap die wij overnemen.

Warehousing & 3PL

Instructies per opdrachtgever, elk in een eigen sjabloon.

Scheeps- & havenagentuur

Nominaties, aanlopen en bunkerorders, per mail, in elk formaat, 24/7.

Koel- & vrieshuizen

Inslag en uitslag per mail, met lotnummers en houdbaarheidsdata die exact moeten kloppen.

Tankcontainerdepots & tankreiniging

Cleaning-, repair- en storage-opdrachten per mail.

Verpakkings- & exportbedrijven

Packing instructions en picklijsten als PDF of Excel.

Industrieel onderhoud

Werkopdrachten en purchase orders per mail van de werf.

Chemische distributie

PO’s en certificaten met artikelcodes en lotnummers.

Staal- & metaalhandel

Orderlijnen met kwaliteiten, afmetingen en snijinstructies.

Technische groothandel & toelevering

Bestelbonnen vol artikelnummers, van onderdelen tot verhuur.

Laboratoria & inspectie

Monster- en inspectieaanvragen, manueel geregistreerd.

Productiebedrijven

Vooral KMO’s met oudere ERP’s zoals Navision of AS400.

Transport, expeditie & douane

Losse mailtekst, PDF’s en weekplanningen, in het TMS.

De sector doet minder ter zake dan het werkproces: komen orders per mail binnen en tikt iemand ze over, dan past het.

Waar we meestal níét het antwoord zijn: grote container- en bulkterminals, en organisaties die al sterk met EDI werken. Komen je orders al gestructureerd binnen, dan is dit je knelpunt niet, en dan zeggen we dat ook.

LaneDesk werkt voor: warehousing en 3PL · scheeps- en havenagentuur · koel- en vrieshuizen · tankcontainerdepots en tankreiniging · verse groenten en fruit, handel en pakstations · sierteelt en plantenhandel · verpakkings- en exportbedrijven · industriële onderhoudsbedrijven · chemische distributie · staal- en metaalhandel en staalservicecentra · technische groothandels, industriële leveranciers, valve- en pompspecialisten en industriële verhuur · bouwmaterialenhandel · afval- en recyclage-inzameling · laboratoria, inspectie en certificering · productiebedrijven met oudere ERP's · transport, expeditie en douane.

Hoe het werkt

Van kennismaking tot draaiende dienst.

Geen IT-project aan jouw kant. Wij zetten het op, testen het naast je huidige werk en houden het daarna draaiend.

Orderdesk-scan

We kijken samen naar je huidige orderstroom: welke klanten, welke formaten, welk volume. Gratis, in een half uur.

Voorstel op maat

Je krijgt een helder voorstel: welke stromen we automatiseren, hoe ze in jouw systeem landen en wat het kost. Geen verrassingen.

Wij bouwen het

We bouwen de automatisering op jouw formaten en koppelen ze aan het systeem dat je al gebruikt. Geen migratie.

Testen naast je werk

We draaien mee op echte orders en verfijnen tot het klopt. Jij houdt de controle.

Live als beheerde dienst

Het gaat live. Wij houden het draaiend, jij volgt alles op je dashboard. Directe lijn, geen accountmanager.

Benieuwd wat er met een order gebeurt? Bekijk de demo →

Koppeling

Wij passen ons aan je systeem aan, niet omgekeerd.

LaneDesk levert de order af via het kanaal dat jouw systeem al aanbiedt. We bouwen niets nieuws aan jouw kant en we typen niets over in een scherm. We leveren de kant-en-klare order aan op de manier waarop je ERP, WMS of TMS ze zelf verwacht.

Bestand-import (FTP of EDI)

We leveren de order in het native importformaat en je systeem leest ze zelf in. Snelst live, zonder wijziging aan jouw kant.

Directe API-koppeling

Heeft je systeem een API, dan koppelen we daarop en leveren we de order rechtstreeks aan.

✓Geen aanpassing aan jouw kant. We gebruiken het kanaal dat je systeem al heeft, of dat nu bestand-import of een API is.
✓Per klant de snelste, betrouwbaarste route. Bestand-import is vaak meteen live; een API-koppeling levert rechtstreeks aan.
✓Geen overtypwerk meer. De order komt kant-en-klaar in je ERP, WMS of TMS, klaar om verder te verwerken.

Meer dan intake

We stoppen niet bij de order.

Magazijn-app. Je magazijnier zoekt op omschrijving in plaats van artikelnummers uit het hoofd. Vijf talen, op de tablet, met een testmodus om te oefenen zonder gevolgen.

Printen. Documenten en etiketten rechtstreeks naar de juiste printer. Doorlopende SSCC-nummering die nooit overslaat en nooit hergebruikt.

Dashboard. Orders per dag en per week, tijdsbesparing in uren én in euro, printstatistieken. Elke klant ziet enkel zijn eigen cijfers.

Bevestigingsmail per order. Met het artikeloverzicht, de waarschuwingen bovenaan en het verwerkte bestand als bewijsstuk.

Bewaking. Zeven flows die de rest in het oog houden. Valt er iets stil, dan weten wij het vóór het magazijn het merkt.

Documenten worden na 90 dagen automatisch opgekuist. Elke klant ziet enkel zijn eigen cijfers, afgedwongen in de database zelf. Alles draait op eigen servers in Europa. Je installeert niets, behalve de printdienst als er in het magazijn geprint moet worden.

Het LaneDesk-dashboard: bespaarde uren en euro's, het aandeel dat automatisch doorliep, en de orders die naar een mens gingen.

Je eigen dashboard. Voorbeeld met fictieve cijfers.

Onze eerste klant aan het werk

Geen pilot. Echte orders, elke dag.

LaneDesk draait live bij een familiebedrijf in logistiek met meer dan 50 jaar ervaring. Tien verladers, elk met hun eigen formaat, volledig geautomatiseerd in hun eigen systeem.

"Nu zijn al mijn manuele orders verdwenen."

Logistiek manager. De eerste publieke case met cijfers volgt later.

Gebouwd door mensen die de sector automatiseren waarin ze zelf zitten. Je praat met het team, niet met een accountmanager. En als het de moeite niet loont, zeggen we dat ook.

Wil jij onze volgende klant zijn? Je krijgt een directe lijn met de oprichters en voorwaarden die kloppen. Plan mijn orderdesk-audit →

De klant aan het woord

Frank vertelt het zelf.

Korte fragmenten uit een gesprek met Frank Coppens, logistiek manager bij Remitrans. In zijn eigen woorden.

Frank Coppens logistiek manager, Remitrans

Geleverd als dienst

Geen softwareproject op je bord.

LaneDesk wordt geleverd als managed service. Wij richten alles in, houden het draaiende en blijven het verbeteren op basis van jouw orderstromen.

✓Geen systeem-vervanging
✓Geen nieuwe software voor planners
✓Ingericht op echte orderstromen
✓Twijfelgevallen blijven zichtbaar
✓Ondersteuning door mensen die transport en automatisatie begrijpen
✓Eén vast jaarbedrag, geen projectfactuur die oploopt, geen prijs per gebruiker.

We starten bij order-intake. Daarna stap voor stap: CMR/POD, eFTI-gereed, en de rest van je orderadministratie.

Wat het kost

Geen prijs per gebruiker, geen projectfactuur.

Een vast jaarbedrag op maat van je volume. We geven geen prijs per document in het wild, want dat hangt af van je volume en je formaten. In de gratis audit reken je het zwart-op-wit uit, en zie je dat het meestal onder de kost van één extra admin-kracht ligt.

Voor de scepticus

Eerlijk antwoord op je twijfels.

Klinkt te mooi om waar te zijn? +

Terecht dat je sceptisch bent. Daarom vragen we geen geloof, maar geven we bewijs: het draait al live in een echte operatie, en in de gratis audit zie je het op je eigen orders.

Gebeurt dit met AI? +

Ja, AI leest en structureert je orders. Maar niet blind: elke order wordt gecontroleerd, en twijfelgevallen gaan naar een mens. AI doet het overtypwerk, jij houdt de controle.

Wat als het een order fout leest? +

Het systeem detecteert zelf de onzekere gevallen, een moeilijke scan of een afwijkend formaat, en flagt die voor menselijke controle. De rest loopt automatisch door. Je team behandelt enkel nog de uitzonderingen.

We hebben al een tool. +

Dan ben je verder dan de meesten. LaneDesk pakt net de orders waar je tool op vastloopt, de rommelige en de uitzonderingen, en draait als dienst, niet als nóg een tool om te onderhouden.

Wat kost het? +

Een vast jaarbedrag op maat van je volume, geen prijs per gebruiker, geen projectfactuur. In de gratis audit zie je je exacte cijfer, meestal minder dan één extra admin-kracht.

Moet ik mijn systeem vervangen? +

Nee. LaneDesk draait bovenop het systeem dat je al gebruikt. Geen migratie, geen nieuw pakket.

Hoe snel ben ik live? +

Voor een eerste afgebakende orderflow vaak in weken, verlader per verlader.

Vervangt dit mijn planners? +

Nee. Het neemt het repetitieve overtypwerk weg, zodat je mensen tijd hebben voor het werk dat er echt toe doet.

Klaar om je orderdesk te ontlasten?

Plan een gratis 30-minuten audit met Mats. We kijken mee met je intakeproces en laten je direct kansen zien.

Plan mijn orderdesk-audit

Gratis · 30 min · geen verkooppraatje · je praat rechtstreeks met de oprichters

Liever eerst zelf checken? Doe de gratis eFTI-zelftest →

Gratis, vrijblijvend, 30 minuten

Waar verlies je vandaag tijd op je orderdesk?

In 30 minuten bekijken we samen hoe orders vandaag binnenkomen, wie ze overtypt, waar fouten ontstaan en hoeveel tijd je realistisch kan winnen. Geen verkooppraatje. Als LaneDesk geen duidelijke meerwaarde heeft, zeggen we dat ook.

Liever meteen zelf een moment kiezen? Plan direct via Calendly →

✓ Bedankt, we plannen binnen 1 werkdag een slot van 30 minuten in. Je krijgt een mail met de link.

Een extra kracht op je orderdesk.